Como mandar e-mail para pessoas ocupadas

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Apesar de já ter escrito sobre isso no artigo Como conseguir o que você precisa usando e-mails, desde aquela época um fenômeno interessante aconteceu: a quantidade de e-mails que recebo aumentou muito.

Esse fenômeno me fez criar algumas técnicas para lidar com esses e-mails e evitar que minha vida online se torne um completo caos.

Imagino que outras pessoas ocupadas usem técnicas parecidas, então provavelmente essas dicas também servem para mandar e-mail para elas.

Normalmente quando recebo um novo e-mail a análise é mais ou menos assim:

  1. Será que o e-mail foi enviado especificamente pra mim?
  2. Eu consigo ler esse e-mail rapidamente?
  3. Eu consigo responder esse e-mail agora ou preciso pensar na resposta?
  4. Além de pensar na resposta, eu preciso pegar algum tipo de material em outro lugar?

Considerando essa análise, seguem algumas dicas.

Elabore um bom título
Apesar de parecer que chama atenção, títulos em CAPS LOCK ou com infinitas exclamações normalmente mostram que a pessoa não sabe muito bem o que está fazendo.

Outro ponto são os e-mails com “Fwd:” no título, que simplesmente dizem “Você deu azar de cair na minha lista de contatos e esse e-mail dificilmente terá utilidade na sua vida”.

Escrever “Ajuda” ou algo genérico também não é muito útil. Seja o mais específico o possível sobre o que você precisa. Se você não sabe o que precisa, por que está enviando o e-mail?

Personalize pelo menos o nome da pessoa
Apesar de ter um nome estranho, fico muito feliz quando vejo que as pessoas se deram ao trabalho de escrevê-lo ou pelo menos dar Ctrl+C Ctrl+V.

Até aceito grafias diferentes para o meu nome, como mas uma mensagem que chega com “Prezado,” “Caro,” ou “Ao responsável,” praticamente pede para ser ignorada.

Se você precisa mandar mensagens personalizadas pra várias pessoas ao mesmo tempo, sistemas de e-mail marketing como o E-mail Marketing da Locaweb fazem muito bem essa e outras personalizações.

Se apresente, mas só em uma frase
Se eu não conheço a instituição que você faz parte, falar que ela foi fundada em 1.619 por um monge budista e atua em 3.192.817 cidades não faz nenhuma diferença para mim. Pelo contrário, encher o e-mail de detalhes só aumenta seu tamanho e consequentemente minha preguiça de lê-lo na hora. Para aumentar a probabilidade do seu e-mail ser respondido rapidamente, se apresente em apenas uma frase e parta para o que interessa.

O 1o e-mail que você manda precisa ser facilmente respondido
Um sistema que criei para manter minha sanidade é a pasta “Responder depois”. Se um e-mail vai parar lá, isso significa que ele será respondido, mas não tenho nenhuma pressa em fazer isso.

Porém, muitas pessoas não tem esse sistema e simplesmente ignoram um e-mail se ele não pode ser respondido na hora. Por exemplo, se você quer que alguém responda uma pesquisa, ao invés de mandá-la direto, primeiro pergunte se você pode mandá-la. É muito mais fácil falar “Blz, manda aí” e depois me programar para respondê-la, do que já responder de uma vez.

Mande e-mails amigáveis para o celular
Uma das maravilhas do século 21 é o fato de podermos responder e-mails enquanto estamos esperando na rodoviária, aeroporto ou qualquer outro lugar que tenha fila. Isso significa que responder seu e-mail durante esses momentos passa a ser uma forma de útil de ocupar o tempo. Ou seja, se eu consigo responder seu e-mail sem precisar enviar nenhum arquivo ou link e não preciso escrever uma redação, muito provavelmente ele será um dos primeiros a sair do temido “Responder depois”, um terrível e solitário lugar onde e-mails vão sem ter a certeza de quando voltarão.

Conclusão
Considerando o alto nível do leitor deste blog, imagino que essas dicas sejam extremamente óbvias para você. Porém, se você conhece alguém que não tem a mínima noção sobre como mandar e-mails, por favor faça um grande bem para o mundo e espalhe esse artigo por aí.

Se você também recebe zilhões de e-mails por dia e tem outras dicas, elas serão extremamente bem-vindas nos comentários.

Obs.: É importante ressaltar que isso se aplica quando a pessoa não te conhece. Para mandar e-mail para um brother, a coisa fica muito simples.

Obs.2: Outra dica: Também, quando se é um vendedor e você precisa enviar um email para alguém é bem provável que ela não vá lembrar de você quando o receber. Então, títulos como “Anúncios”, “Venda de produto X” serão vistos como mais um email spammer de vendas.

Daí, uma solução são títulos que indiquem um prévio interesse da pessoa, como “Sobre seu interesse no produto tal”, “Sobre nossa conversa hoje”, etc. Coisas que façam com que o leitor lembre que conversou com alguém que lhe disse que ia enviar um email.

Fonte: SAIA DO LUGAR