Você sabe o que é Gestão Eletrônica de Documentos?

image_pdfimage_print

Você sabe o que é e para que serve a Gestão Eletrônica de Documentos? Conheça um pouco mais sobre essa plataforma, suas aplicações e algumas opções de implementação.

Office Worker with Mountain of Paperwork

O que é GED?

A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos. Em linhas gerais, podemos descrever GED como um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.

As principais tecnologias relacionadas a GED são:

  • Capture – Acelera processos de negócio através da captação de documentos e formulários, transformando em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as aplicações de negócios.
  • Document Imaging (DI) – É a tecnologia de GED que propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital. Trata-se da tecnologia mais difundida do GED, muito utilizada para conversão de papel em imagem, através de processo de digitalização com aparelhos scanners.
  • Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos) – É a tecnologia que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos. Dentre as suas principais funcionalidades estão o controle de informações (autoria, revisão, versão, datas etc.), segurança, busca, check-in / check-out e versionamento.
  • Workflow / BPM – Controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido. Organiza tarefas, prazos, trâmites, documentos e sincroniza a ação das pessoas.
  • COLD/ERM – Tecnologia que trata páginas de relatórios, incluindo a captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados. Esta tecnologia permite que relatórios sejam armazenados de forma otimizada, em meios de baixo custo, mantendo-se sua forma original.
  • Forms Processing (processamento de formulários) – tecnologia que possibilita reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação. Neste sistema são utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR (Optical Character Recognition) para o reconhecimento automático de caracteres.
  • Records and Information Management (RIM) – É o gerenciamento do ciclo de vida de um documento, independente da mídia em que se encontre. Através de um sistema RIM gerencia-se a criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e descarte dos documentos, sob controle de categorização e tabelas de temporalidade.

ECM x GED – Existe diferença?

Qual a diferença entre ECM e GED? Esta é uma pergunta constante. ECM é um conjunto de estratégias, métodos e ferramentas para capturar, armazenar, gerir, preservar e disponibilizar conteúdo corporativo.

A resposta para a pergunta acima é: absolutamente nenhuma diferença.

Primeiro é preciso entender que ECM e GED não são siglas estabelecidas por entidades oficiais para designar algum tipo de produto ou serviço. Ambas as siglas, assim como tantas outras no mercado de TI, foram criadas e são difundidas principalmente pelas empresas que desenvolvem soluções nesta área (individualmente ou em associações). E cada uma se apresenta como quer, pois não existem regras que, na prática, diferenciem GED de ECM.

Teorias existem diversas:

  • ECM é a evolução do GED.
  • GED é direcionado apenas à gestão de documentos, enquanto ECM engloba ferramentas de workflow / BPM / RM.
  • ECM é o GED que se utiliza das potencialidades da Web.
  • GED é voltado à gestão de documentos de departamentos, enquanto ECM trata a empresa como um todo.

Estas teorias estão erradas? Se vistas sob a ótica das empresas que se apresentam como fornecedoras de soluções ECM, não. Mas se olhadas sob a ótica de fornecedores GED, sim. Isto porque o setor que desenvolve produtos e serviços denominados GED utiliza-se dos mesmos conceitos e ferramentas que as empresas que se apresentam como fornecedoras de soluções ECM.

Um exemplo que demonstra o quanto esta “discussão” é imprecisa e infrutífera vem da internet. No início, as empresas desenvolviam “páginas”. Depois passaram a utilizar o termo “website” ou “site”. E, na sequência, foi criado o “portal”, como sendo um “site” mais abrangente e completo. O fato é que, como não há regras, atualmente existem muitos “portais” totalmente inexpressivos e outros tantos “sites” absolutamente completos.

Resumindo: se você procura uma solução para gerenciar as informações não estruturadas de sua empresa, preocupe-se com a “qualidade” do fornecedor que irá escolher, independente da forma pela qual ele se apresente.

Nota: a sigla ECM (Enterprise Content Management) foi criada em 2000 pela AIIM (Association for Information and Image Management), organização sediada nos Estados Unidos.

Ao longo dos anos, o termo ECM foi reinterpretado em diversos momentos, sendo atualmente definido como:

Benefícios GED

Um bom projeto de GED leva benefícios significativos a uma empresa, que são perceptíveis em praticamente todos os seus departamentos.

Relacionamos aqui alguns benefícios genéricos, embora seja nas particularidades de um negócio que o GED se mostre mais vantajoso.

  • Extrema velocidade e precisão na localização de documentos.
  • Total controle no processo de negócio.
  • Ilimitadas possibilidades de indexação e localização de documentos.
  • Melhor qualidade no atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas rápidas e precisas.
  • Mais agilidade em transações entre empresas.
  • Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade.
  • Melhoria no processo de tomada de decisões.
  • Maior velocidade na implementação de mudanças em processos.
  • Obtenção de vantagem competitiva sustentável.
  • Possibilidade de implementação de trabalho virtual, com redução de despesas.
  • Redução de custos com cópias, já que há disponibilização de documentos em rede.
  • Melhor aproveitamento de espaço físico.
  • Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas).
  • Evita extravio ou falsificação de documentos.
  • Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos.
  • Aproveitamento da base de informática já instalada na empresa.
  • Integração com outros sistemas e tecnologias.
  • Tecnologia viabilizadora de outras, como ERP, SCM, CRM e BI.
  • Continuidade de negócios: o GED é de grande auxílio para políticas de recuperação de documentos e manutenção das atividades da empresa em casos de acidentes.
  • Facilitação às atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes.

Aplicações GED

Relacionamos aqui algumas aplicações GED disponíveis. Existem diversas outras, para as mais variadas finalidades. E o mais importante é que GED é, antes de tudo, um conceito que pode ser aplicado em todos os segmentos de negócios.

  • Ações de apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, comércio eletrônico e outras tecnologias
  • Ações de apoio aos processos de fiscalização
  • Atendimento às obrigações impostas pela Lei de Acesso à Informação (organizações públicas)
  • Apoio documental a sistemas de GIS
  • Atendimento a clientes de bancos: extratos de conta corrente, aplicações etc.
  • Atendimento a clientes de serviços utilitários: telefonia, energia elétrica e outros
  • Automação de cartórios
  • Bibliotecas digitais
  • Cartões de assinatura
  • Catálogos de produtos
  • Clipping – Arquivos de recortes de jornais e revistas
  • Contratos de câmbio
  • Contratos de financiamento e leasing
  • Controle de bilhetes de companhias aéreas
  • Controle de depósitos e pagamentos em retaguarda de agências bancárias
  • Controle de documentos arrecadatórios de tributos, impostos, taxas e multas em organismos governamentais
  • Controle do processo de compras
  • Conversão de acervo histórico
  • Conversão de bibliotecas físicas para digitais
  • Conversão de sistema micrográfico
  • Desenho de engenharia e relatório técnico
  • Disponibilização de documentos oficiais, tais como diário oficial
  • Documentação cadastral e societária de empresas
  • Documentação de administração hospitalar
  • Documentação de auditoria (fiscal, contábil, operacional etc.)
  • Documentação de contratação de consórcios
  • Documentação de logística de transportes
  • Documentação dos sistemas de qualidade – ISO 9001, Excelência em Serviços, Inmetro etc.
  • Documentação e acompanhamento de ciclo de vida de produtos
  • Documentação e processos jurídicos
  • Documentação e relatórios diversos, incluindo contábeis e financeiros
  • Documentação eletrônica de escritórios (exemplo: arquivos Word, Excel, Power Point etc.)
  • Documentação em instituições de ensino
  • Documentos das polícias civis, militares, detrans e outros
  • Forms Processing – Processamento de Formulários
  • Gerenciamento de documentação em benefícios, incluindo áreas de Recursos Humanos e fundos de Pensão
  • Gerenciamento de ordens de serviço
  • Gerenciamento de processos de concessão
  • Gestão de contratos em geral
  • Gestão de correspondências em geral (fax, e-mail e outros veículos)
  • Gestão e processamento de pagamentos por cheques e cartão de crédito, da consulta ao recebimento
  • Processamento de importação e exportação
  • Processamento de prontuário das áreas de recursos humanos, incluindo recrutamento e seleção
  • Processamento de Prontuário de pacientes em hospitais
  • Processamento de resultados de exames laboratoriais, incluindo serviço de mensageria
  • Processos de crédito imobiliário
  • Serviços de Seguradoras: apólice, sinistro, indenização etc.

Quer conhecer um sistema GED na prática? Conheça o nosso sistema SMARTDOC e faça-nos uma consulta!

Fonte: PORTAL GED